تحتفظ المدرسة ببعض أكثر البيانات حساسية في أي مجتمع: أرقام الهوية وعناوين السكن وبيانات تواصل الأسر والملاحظات الصحية والدرجات والصور، وإن كانت لديك باصات فمكان الطفل في أوقات محددة. وتجعل قوانين الخصوصية المدرسة مسؤولة عن طريقة جمع هذه البيانات واستخدامها ومشاركتها وحفظها. في السعودية القانون الأساسي هو نظام حماية البيانات الشخصية الذي تشرف عليه الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا). وفي مصر هو قانون حماية البيانات الشخصية رقم 151 لسنة 2020 ولوائحه. هذه القائمة إرشاد عام لتنظيم عملك وليست استشارة قانونية، فاطلب من مستشار مؤهل تأكيد ما ينطبق على مدرستك.
1. اعرف ما البيانات التي تحتفظ بها
لا تستطيع حماية ما لم تحصه. أنشئ سجلًا بسيطًا:
- الفئات. هوية الطلاب وبيانات التواصل، وبيانات أولياء الأمور، وبيانات الموظفين، والسجلات الأكاديمية، والحضور، والملاحظات الصحية والعيادة، وسجلات السلوك، والبيانات المالية، والصور ومقاطع الفيديو، وبيانات موقع الباصات، وكاميرات المراقبة.
- أين توجد. نظام المدرسة، وجداول البيانات، ومجموعات واتساب، والبريد، والملفات الورقية، وهواتف الموظفين الشخصية.
- من يراها. بحسب الدور والفرع.
- لماذا تحتفظ بها. لكل فئة غرض واضح مثل التسجيل أو السلامة أو التدريس أو الفوترة.
وإن لم تستطع تبرير بيان ما فتوقف عن جمعه.
2. وضّح الأساس النظامي والموافقة
تقوم أنشطة مدرسية كثيرة على واجب المدرسة في التعليم وتنفيذ العقد مع الأسرة. وتحتاج استخدامات أخرى إلى موافقة صريحة، مثل نشر صور الطلاب على وسائل التواصل أو مشاركة البيانات مع طرف ثالث للتسويق. لا يستطيع الأطفال إعطاء الموافقة وحدهم، فاطلبها من ولي الأمر، وسجّل متى وعلى ماذا وافق، ودعه يسحبها. وافصل الموافقة عن نموذج التسجيل حتى لا يمنع رفض نشر صورة إتمام التسجيل.
3. أخبر الناس بما تفعله
انشر إشعار خصوصية بعربية واضحة (وبالإنجليزية عند الحاجة) يشرح ما تجمعه ولماذا ومن يستلمه ومدة الاحتفاظ وكيف يتواصلون مع المدرسة بشأنه. واجعله سهل الوصول في تطبيق ولي الأمر وفي الموقع.
4. سهّل ممارسة الحقوق
للأفراد حقوق مثل العلم بما يُجمع عنهم والاطلاع على بياناتهم وطلب التصحيح، وفي بعض الحالات طلب الحذف. حدّد من يستقبل الطلبات وكيف يُتحقق من الهوية والمهلة المحددة للرد وأين يُسجَّل كل طلب وجوابه. وسجل طلبات داخل نظامك أفضل من سلسلة رسائل بريد.
5. حدّد الوصول
- امنح كل دور ما يحتاجه فقط: المعلم يرى فصوله، والمحاسب يرى الرسوم، والممرضة ترى السجلات الصحية.
- افصل الفروع حتى لا يتصفح فرع طلاب فرع آخر دون سبب.
- استخدم حسابات فردية لا كلمات مرور مشتركة، وفعّل الدخول بخطوتين للمشرفين.
- أزل الصلاحية في اليوم الذي يغادر فيه الموظف أو يغيّر دوره.
- احتفظ بسجل تدقيق للعمليات الحساسة مثل عرض السجلات الصحية أو تصدير القوائم.
6. أمّن البيانات
- استخدم HTTPS لكل اتصال وشفّر الأجهزة التي تحمل بيانات الطلاب.
- احتفظ بنسخ احتياطية واختبر استعادتها.
- لا ترسل قوائم الفصول أو الهويات أو الملاحظات الصحية في مجموعات الدردشة أو البريد الشخصي.
- درّب الموظفين على التصيّد وسلامة كلمات المرور وما يفعلونه عند ضياع الهاتف.
- تجنّب تخزين بيانات الطلاب على الأجهزة الشخصية ما لم تستطع المدرسة إدارتها.
7. حدّد مدة الاحتفاظ
ليس كل شيء يُحفظ إلى الأبد. ضع مددًا لكل فئة (مثل الملاحظات الصحية وسجلات رحلات الباص وملفات المتقدمين الذين لم يسجلوا) وروتينًا للحذف أو إخفاء الهوية عند انتهاء المدة. احتفظ بما تتطلبه الأنظمة أو العقود ولا تزد.
8. اختر المزوّدين وأدرهم بعناية
أي شركة تعالج بياناتك نيابة عنك هي جهة معالجة وتبقى أنت المسؤول. اسأل كل مزوّد:
- أين تُستضاف البيانات، وهل تغادر البلد؟
- من يستطيع الوصول إليها من موظفيه، وكيف يُسجَّل هذا الوصول؟
- ماذا يحدث للبيانات عند انتهاء العقد، وبأي صيغة تستطيع تصديرها؟
- كيف يخطرك بحادث أمني وبأي سرعة؟
- هل يستخدم بياناتك في غير الخدمة؟
وضع الإجابات في العقد.
9. استعد للحوادث
اكتب خطة من صفحة واحدة قبل أن يقع شيء: من يقود، ومن يحقق، ومن يُبلَّغ (الأسر، والجهة المنظمة حين يوجب النظام ذلك) وبأي سرعة. وتدرّب عليها مرة سنويًا. هاتف ضائع فيه أرقام أولياء الأمور وبريد أُرسل بالخطأ بقائمة فصل هما الحادثان اللذان يقعان فعلًا، فأدرجهما.
10. حدّد المسؤولية
عيّن شخصًا مسؤولًا عن حماية البيانات ولو كان ذلك جزءًا من دور آخر، وراجع هذه القائمة كل فصل وكلما أضفت نظامًا أو كاميرا أو خدمة جديدة.
كيف يدعم Classti هذه القائمة
صُمم Classti بصلاحيات لكل دور وكل فرع، وبيانات منفصلة لكل مدرسة، ومصادقة بخطوتين، وسجل تدقيق للعمليات الحساسة، واتصالات مشفّرة، ومركز خصوصية للموافقات وطلبات البيانات متوافق مع نظام حماية البيانات الشخصية. ونناقش الاستضافة والتعامل مع البيانات مع كل مدرسة أثناء العرض التوضيحي. وللتعمق اطّلع على التواصل مع أولياء الأمور ووحدة العيادة وصفحة برنامج إدارة مدارس في السعودية، أو احجز عرضًا توضيحيًا.